Les Congés Payés : Tout Comprendre sur leur Fonctionnement

Introduction

Vous souhaitez une explication précise de vos obligations au regard des congés payés dans votre entreprise ?

Only Compta vous révèle comment organiser sereinement les prises de congés payés dans votre entreprise, conformément à
vos obligations légales et les pratiques en la matière.

Les règles présentées ci-dessus ne sont valables qu’en l’absence de dispositions spécifiques prévues par accord collectif.

Quelles sont les modalités d’acquisition des congés payés ?

L’ouverture du droit au congé payé intervient dès le premier jour de travail.

Tout salarié bénéficie de 30 jours ouvrables de congé pour une année de travail complète, soit 2,5 jours ouvrables par mois. Le décompte peut également être effectué en jours ouvrés, une année complète de travail ouvre alors droit à 25 jours de congé, soit 2,08 jours ouvrés par mois.

Au terme de la période d’acquisition, le compteur des congés acquis est arrondi au nombre entier supérieur lorsque le nombre de jours acquis n’est pas un chiffre entier.

Le salarié acquiert des droits à congés payés durant les périodes suivantes : travail effectif, congés payés, contrepartie obligatoire en repos, RTT, congés de maternité, de paternité, d’accueil de l’enfant et d’adoption, congés pour événements familiaux, congé de formation, activité partielle.

En matière de maladie professionnelle et non professionnelle et d’accident du travail, les règles ont été entièrement bouleversées depuis le 13/09/2023. Dans l’attente d’une modification du Code du travail (qui devrait intervenir d’ici fin mars), il est préconisé de suivre la position des juges. Ainsi, un salarié acquiert des congés sans limitation de durée lorsqu’il est absent soit pour maladie non professionnelle, soit pour accident du travail/maladie professionnelle.

Quelles sont les règles liées à la prise des congés ?

1. Prise de congés

Il convient de distinguer :

• Le congé principal de 4 semaines : Il faut prendre le congé principal de 4 semaines dans une période fixée par l’employeur après consultation du CSE, s’il en existe un. Cette période doit s’étendre entre le 1er mai et le 31 octobre, et les salariés doivent en avoir connaissance au moins 2 mois avant son ouverture, soit au plus tard le 1er mars ;

• La 5ème semaine de congé : elle répond à un régime différent. Elle ne doit pas être accolée aux 4 autres. Il est possible de la prendre pendant ou en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre.

L’employeur doit prendre toutes les mesures pour permettre au salarié de prendre ses congés. Concrètement, il doit inviter le salarié à poser ses congés payés, voire imposer leur prise.

2. Décision de l’employeur

Il appartient à l’employeur de fixer l’ordre des départs, après avis du CSE, en prenant notamment en compte des éléments suivants :

• La situation de famille du salarié, et notamment les possibilités de congés de son conjoint ou de son
  partenaire lié par un PACS et les enfants scolarisés à sa charge ;
• L’ancienneté ;
• L’éventuelle activité du salarié auprès d’autres employeurs.

L’employeur doit communiquer au moins 1 mois à l’avance les dates et l’ordre des départs aux salariés. Il ne peut pas les modifier unilatéralement à l’intérieur de ce délai. En revanche, l’employeur et le salarié peuvent s’accorder sur une prise de congé dans un délai inférieur à 1 mois.

Pendant son temps de congé, le salarié ne peut exercer aucune activité salariée.

Spécificité pour les entreprises du Bâtiment : le salarié acquiert ses congés payés du 1er avril N au 31 mars N+1.
Les congés doivent ensuite être pris entre le 1er mai N+1 et le 30 avril N+2. Ils doivent être soldés avant le 30 avril.

Quelles sont les modalités de fractionnement des congés payés ?

Dans la période du 1er mai au 31 octobre, le salarié doit bénéficier d’un congé continu d’une durée comprise entre 12 jours ouvrables (2 semaines) et 24 jours ouvrables (4 semaines).

Il est possible de prendre la 5ème semaine de congé payé à toute période dans l’année.

Si les 4 semaines de congés payés ne sont pas prises pendant la période légale et sont donc fractionnées sur l’année, des jours supplémentaires de fractionnement sont dus.

• 1 jour supplémentaire de congé s’il prend entre 3 et 5 jours du congé principal en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre ;
• 2 jours supplémentaires de congé s’il prend au moins 6 jours du congé principal en dehors de la période allant du 1er mai au 31 octobre.

La 5ème semaine de congés n’ouvre pas droit au fractionnement.

Le salarié peut renoncer aux jours supplémentaires pour fractionnement. Aussi, si le salarié demande à fractionner ses congés, l’employeur peut conditionner son accord à la renonciation du salarié aux jours supplémentaires pour fractionnement.
Cette renonciation doit être individuelle, écrite et expresse.

Comment traiter les jours de congés payés non pris par les salariés ?

Par principe, le report des congés payés n’est pas automatique. L’employeur décide librement de reporter ou non les congés payés restants à la fin de la période. Dans l’idéal, il faut donc s’assurer que les congés N-1 sont pris au 31 mai de l’année N.

Si l’employeur décide de ne pas reporter les congés payés restants, il lui appartiendra de prouver, en cas de contestation du salarié, que celui-ci a été mis en demeure de prendre ses congés payés. Autrement dit, il faudra justifier avoir pris toutes les mesures pour remplir son obligation. A défaut, l’employeur peut se voir contraint de payer des dommages et intérêts au salarié.

L’employeur a tout intérêt à prendre toutes les mesures pour permettre au salarié de prendre ses congés payés, et s’il est défaillant sur ce point, à en admettre le report.

Il existe des situations dans lesquelles le report des jours de congé payé est obligatoire :

• Les salariés de retour de congé maternité ou d’adoption ont droit à leurs congés payés quelle que soit la période de prise des congés payés de l’entreprise ;
• Un arrêt de travail (pour maladie professionnelle ou non, ou à la suite d’un accident du travail) débutant avant le départ en congé ouvre droit au report du congé payé non pris en raison de l’arrêt.

En revanche, si le salarié tombe malade pendant son congé payé, il ne peut pas exiger de bénéficier ultérieurement de ce congé.

Quel est l’impact de la fermeture de l’entreprise sur les congés payés ?

L’employeur peut décider de fermer l’entreprise et ainsi imposer les dates de congés payés à ses salariés. Il doit préalablement consulter le CSE s’il existe et informer les salariés en respectant un délai de prévenance suffisant (au moins 2 mois). La fermeture de l’entreprise doit respecter les règles relatives à la prise de congé.

Si un salarié n’a pas acquis suffisamment de jours de congés payés pour couvrir la période de fermeture, l’employeur n’est pas tenu de lui verser une indemnité complémentaire. Le salarié peut demander à prendre des jours de congés par anticipation ou solliciter une aide financière à Pôle emploi s’il en remplit les conditions.

Dans le cadre d’une fermeture de l’entreprise, l’employeur peut imposer le fractionnement du congé principal. Dans ce cas, les salariés doivent bénéficier des jours de congé supplémentaires.

Quels sont les droits du salarié en matière de congés payés ?

• Le salarié peut prendre des jours de congés dès l’embauche à condition qu’ils soient acquis, que la période de prise des congés soit ouverte et que l’ordre des départs en congé soit respecté. Il est important de ne pas accorder plus de congés payés que ce qu’il n’a acquis car cela entraine un compteur CP négatif, qu’il est difficile de régulariser en cas de départ du salarié.
• Les conjoints et partenaires liés par un PACS travaillant dans une même entreprise ont le droit à un congé simultané.

Un salarié ne peut renoncer à ses congés payés au profit d’une indemnité, l’employeur ne peut pas non plus s’exonérer de son obligation via le paiement des congés.

Nos conseils pour conclure

• Anticipez les départs en congés de vos salariés et assurez-vous que chacun exerce bien son droit à congé chaque année. En respectant le délai de prévenance d’un mois, vous pouvez imposer le départ en congés.

• Vous pouvez remettre un courrier au salarié qui refuse de poser des congés afin de lui rappeler l’obligation légale et lui demander de vous faire part de ses dates de congés. Cela permettra de vous défendre en cas de litige.

• Le report des congés n’étant pas un droit pour les salariés, n’hésitez pas à leur rappeler qu’au 31 mai, les congés payés non pris sont perdus. Cela évitera les reliquats de congés (hors contraintes indépendantes : maladie, maternité, impossibilité suite à des contraintes d’organisation que vous avez décidées).

En quête de conseils ? N’hésitez pas à solliciter le cabinet pour approfondir le sujet.
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